- Trước 30 ngày tính đến ngày thư viện chấm dứt hoạt động, cơ quan, tổ chức, cá nhân thành lập thư viện gửi thông báo đến Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của Sở Văn hóa và Thể thao, số 164 Đồng Khởi, phường Bến Nghé, Quận 1, từ thứ Hai đến thứ Sáu và buổi sáng thứ Bảy (buổi sáng từ 07 giờ 30 phút đến 11 giờ 30 phút, buổi chiều từ 13 giờ 00 phút đến 17 giờ 00 phút).

- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Văn hóa và Thể thao tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của các giấy tờ có trong hồ sơ.  Trường hợp hồ sơ hợp lệ và đầy đủ theo quy định thì cấp Biên nhận hồ sơ có ghi rõ thời gian tiếp nhận và thời gian hẹn trả kết quả trao cho người nộp.

- Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ thông báo hợp lệ, Sở Văn hóa và Thể thao thẩm định hồ sơ và trình Ủy ban nhân dân Thành phố văn bản trả lời. Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày tiếp nhận thông báo, nếu hồ sơ thông báo không đủ tài liệu theo quy định, Sở Văn hóa và Thể thao có trách nhiệm gửi văn bản yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ.